Deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile ridică deseori probleme în cadrul auditurilor sau inspecțiilor fiscale, mai ales când aceste cheltuieli au valori ridicate sau când serviciile sunt primite de la alte entități din cadrul aceluiași grup. Susținerea deductibilității acestor cheltuieli poate fi îngreunată de lipsa documentelor justificative, dinamica personalului, precum și de deficiențe de comunicare între reprezentanții departamentului financiar și a celor operaționale.

În ce constă documentarea cheltuielilor cu serviciile?

Regula generală a deductibilității din Codul Fiscal este bine cunoscută de toată lumea: „sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri impozabile”, însă în practică pot să apară diverse întrebări. A avut societatea nevoie de contractarea serviciilor respective? Cum se poate demonstra prestarea efectivă a serviciilor? Cum au contribuit serviciile contractate la dezvoltarea activității operaționale? Răspunsul la aceste întrebări se poate concretiza într-o analiză de tip cost-beneficiu, care să fie folosită pentru susținerea deductibilității cheltuielilor cu serviciile (mai ales a celor primite de la entități din cadrul aceluiași grup).

Angrenați în activitățile zilnice, reprezentanții societăţilor românești nu acordă de obicei o atenție sporită documentării cheltuielilor cu serviciile. În cadrul unui control fiscal însă, colectarea de documente justificative aferente anilor anteriori devine o muncă dificilă și laborioasă, iar resursele sunt limitate. Este recomandabil ca, în cadrul departamentului financiar al unei societăți să existe o persoană care să cunoască îndeaproape și activitatea operațională (strategia de afaceri, practicile de pe piață, direcțiile de dezvoltare) și care să poată explica, în fața autorităților, corelația dintre operațional și financiar, dar și fundamentul economic al anumitor decizii de contractare de servicii.

De asemenea, în documentarea cheltuielilor cu serviciile este necesară implicarea persoanelor din departamentul financiar, dar și din departamentele operaționale, care asistă în fiecare zi la primirea serviciului respectiv și pot identifica cu ușurință beneficiile aduse de serviciile contractate în contextul desfășurarii afacerii.

 Contractul și factura nu sunt suficiente?

O abordarea proactivă/precaută în acest sens poate consta în pregătirea unei documentații de susținere a cheltuielilor cu serviciile înainte de inspecția fiscală. Această documentație poate cuprinde atât descrierea modului în care societatea beneficiază de serviciile primite, cât și evidențe privind prestarea efectivă a serviciilor. Este bine ca aceste evidențe să acopere întreaga perioadă a prestării, iar numărul/tipul de documente justificative să fie consecvente de la o lună la alta.

Codul Fiscal prevede doar cu titlu de exemplu „documentele care justifică prestările efective de servicii pe teritoriul României: situaţii de lucrări, procese-verbale de recepţie, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, studii de piaţă sau orice alte documente corespunzătoare”. La acestea s-ar putea adăuga: prezentări primite, minute ale discuțiilor/întâlnirilor, agende, materiale de training, mesaje/corespondență, capturi de ecran, în funcție de tipul serviciului primit. În practică, pe lângă serviciile de consultanţă şi management, şi serviciile IT reprezintă o categorie de servicii care pune probleme din perspectiva documentării – versiunile de software se actualizează, programele IT folosite se schimbă, unele servicii IT sunt greu de identificat. Totodată din perspectiva impozitării se ridică următoarea întrebare: este prestare de serviciu sau redevenţă? Astfel, documentarea corespunzătoarea a  serviciilor IT permite aplicarea unui tratament fiscal corect.

Ce alte aspecte legate de cheltuielile cu serviciile pot ridica probleme la control?

Deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile este dificil de susținut atunci când există servicii similare dezvoltate atât intern cât și contractate de la alte entități sau servicii similare contractate de la doi furnizori externi diferiți. Astfel de situații pot fi acceptate doar în cazul în care duplicarea serviciilor este temporară și determinată de circumstanțe economice precum procese de reorganizare sau necesitatea contractării unui serviciu similar suplimentar pentru a reduce anumite riscuri în cadrul societății.

Totodată, există situații, mai ales în cazul societăţilor care fac parte dintr-un grup, în care societatea mamă facturează celorlalte entități din grup costuri ce decurg strict din calitatea sa de acționar. Astfel de costuri (ex. costuri legate de întâlniri ale acționarilor, emisiune de acțiuni, consolidarea rapoartelor financiare) nu se justifică a fi suportate de entitățile din cadrul grupului. Pe de altă parte însă, alte servicii care, la prima vedere, ar putea fi considerate ”impuse de grup”, se pot justifica prin necesitatea unei strategii coerente la nivel de grup (ex. transmiterea know-how-ului dobândit în cadrul grupului, desfășurarea unor strategii de marketing similare, utilizarea acelorași sisteme IT, aplicarea acelorași proceduri administrative/politici de confidențialitate).

În loc de concluzie

Vă recomandăm să implementați, dacă nu ați făcut-o deja, o politică de colectare a documentelor justificative, pentru documentarea corespunzătoare a cheltuielilor cu serviciile şi cu atât mai mult a acelor cheltuieli generate ca urmare a contractării de servicii de la entități din cadrul grupului. O politică de colectare de evidențe nu presupune neapărat o îngreunare a activității de zi cu zi, ci poate consta doar în salvarea de rapoarte/proceduri primite în cadrul prestării serviciului respectiv sau în arhivarea regulată a unei corespondențe relevante. Pentru aceasta, este necesar să existe o comunicare prealabilă între reprezentanții departamentului financiar și a celor operaționale, pentru a stabili proceduri de documentare adecvate din punct de vedere al efortului / timpului investit.

Publicat in: http://www.beckshop.ro/curierul_fiscal_nr_2_2015-p6900.html